Mon ultime martingale d’organisation personnelle

Après vous avoir longtemps évoqué la méthode GTD, il est temps pour moi d’expliquer comment je la pratique.

La GTD est un outil simple et génial pour s’organiser. Cela en fait un idéal auxiliaire de travail, de créativité et de vie. Mais certains y voient une simple to do list sans intérêt, d’autres y voient au contraire une méthode invasive et contre-productive. Si je connais deux personnes qui pratiquent le Kanban (qui dans un certain sens s’apparente à une version simplifiée de la GTD), je suis le seul dans mon entourage qui pratique la GTD.

J’aimerais à travers cet article défendre les mérites de la GTD, qui permet de garder trace de tous projets, en se vidant l’esprit des contraintes organisationnelles. Mon intention est aussi de montrer aux convertis quelle est ma vision de la GTD. C’est en quelque sorte, ma contribution au mème Killer GTD setup, qui m’a d’ailleurs inspiré (plutôt pour m’en démarquer d’ailleurs) pour créer mon propre « Killer setup ». Attention, ça va être long et axé micro-management. mais si vous êtes curieux de comprendre comment j’ai pu publier neuf livres en un an, je vous invite à m’accorder la grâce de poursuivre.

C’est souvent la mise en place qui pose problème. J’ai moi-même hésité entre tenir un tableau de bord GTD sur papier ou rechercher le logiciel parfait. Si le papier posait des problèmes pratiques et compliquait le tri, les logiciels avaient tous des problèmes de lenteur.

J’ai pour ma part trouvé un troisième support tout à fait satisfaisant : un tableau excel. En jouant sur les filtres, j’ai des possibilités infinies de tri tout en ayant un fichier léger, juste quelques kilo-octets, où toutes les manipulations se font de façon instantanée. En sus, le fichier excel me permet de rajouter un tas de données méthodologiques hors-GTD. Enfin, il est très évolutif, je peux l’adapter en fonction de mes changements de méthode.

1JPE tri articles

La base de ce tableau de bord, c’est une succession de lignes avec plusieurs colonnes.

+ « Date » = date d’entrée de l’information.

+ « Catégorie » = Catégorie de l’information. J’y regoupe les différentes hiérarchies de tâches de la GTD : Action, En attente, Un jour peut-être. Mais aussi des informations hors-GTD : Macro du Mercredi, Macro Début du Mois, Projet, Rôle, Compte Epargne-Temps et anciennement Pomodoro.

+ « Type » = C’est le point cruciel de la GTD. Cette colonne caractérise chaque action par le média nécessaire. Ce simple choix force à déterminer la première étape réalisable de chaque action.

+ « Projet » = La GTD incite à classer ses tâches par projet. J’y regroupe une multitude de titres de projets, allant des titres de mes livres en cours, à des choses plus personnelles telles que « Domestique », « Amis », « Couple »… J’ai un fichier excel à part pour mon travail salarié, avec des projets différents.

+ « Déclencheur » = Cette colonne ne sert que pour les « En attente ». Voyez l’explication, plus loin.

+ « Description » = Le coeur de l’information est là. Un débutant en GTD ne serait pas mal inspiré s’il commençait en se limitant à cette simple colonne.

+ « État » = L’idée est d’archiver toutes les actions terminées. Par défaut, la ligne est « En cours » mais je peux la remplacer par « Terminé », « Annulé », « Délégué », « Obsolète ». Si vous êtes un acharné de l’archivage, conserver toutes les lignes ne vous handicape pas. Même à 10 000 lignes, le fichier excel reste très léger tant qu’il ne contient que du texte. Personnellement, comme l’archivage ne m’intéresse guère, je supprime les lignes « Terminé », « Annulé » et « Obsolète » tous les trois mois.

+ « Commentaire » = Une colonne pour mettre des liens, ou des détails qui n’ont pas la place dans « Description ». Je ne m’en sers que pour les projets, quand je fais un point mensuel.

+ Autres colonnes = Au travail, j’ai des colonnes supplémentaires : « Nom du dossier », « Numéro de téléphone », « Adresse », « Mail »… J’ai aussi jadis eu des colonnes de priorités inspirées de la méthode Covey, et d’autres marqueurs, disparus par souci de simplification.

Le secret, c’est vraiment de saisir les lignes les une à la suite des autres, quelque soit la « Catégorie », le « Projet », l' »État »… Les filtres vous permettront de tout retrier sans difficulté. Par défaut, mon tableau de bord est toujours pour n’afficher que les lignes « En cours ».

rajout d'une entrée

Maintenant, j’aimerais passer en revue les différentes catégories pour vous montrer au mieux comment je travaille.

+ « Action » = En premier lieu, le cœur de la GTD. Chaque idée d’action à entreprendre est notée ici. Si j’ai accès à mon ordinateur, je note directement. Sinon, je prends une note sur mon téléphone portable. Même les téléphones les plus rudimentaires ont une fonction bloc-notes. Ou si je suis au bureau, je m’envoie un mail de ma boîte pro vers ma boîte perso. Je recopie ensuite ces notes sur mon tableau de bord.
Les Actions peuvent être filtrées par catégorie, par projet… Une fois par semaine, j’imprime la liste des actions triées par Type.

Action

+ « En attente » = Renseigner les « En Attente » va doper votre capacité d’anticipation.

En attente

Mon secret : En déplaçant le déclencheur dans une colonne à part, je m’offre la possibilité de filtrer finement. Chaque semaine, je visualise tous les « En attente », dont les déclencheurs sont arrivés à échéance et je les convertis en Actions.

En attente 01-01-2014
La grande nouveauté de ces dernières semaines, c’est mon passage au Personal Kanban, que je fusionne avec la GTD. Quand je veux mettre une action en dehors de mon assiette, je la convertis en « En attente » avec le déclencheur « assiette vide ».
C’est la clé pour avoir une liste des tâches qui soit courte et réalisable en une ou deux semaines. Avant, quand je voulais dégraisser ma liste d’actions, j’en convertissais certaines en « En attente » avec une date par déclencheur. Ce n’était pas l’idéal parce que ces déclencheurs arrivaient à échéance, ma liste de tâches pouvait être toujours aussi saturée. Et j’avais tendance à toujours reporter les mêmes tâches. L’autre avantage d’une liste de tâches courte est que j’ai tendance à travailler plus vite pour la finir.

En attente assiette vide

+ « Un jour peut-être » = C’est le dernier fondamental de la GTD. Domaine de la procrastination et de la rêverie, j’y entasse toutes mes idées que je ne veux pas laisser perdre. C’est notamment une bonne base de données pour mes thèmes d’article. Le présent article a été longtemps un simple intitulé dans mes « Un jour peut-être ».

1JPE

+ « Projet » = Je tiens l’inventaire de tous mes projets en cours. Cela va de mes fameux « grands-œuvres » à des destinations de voyage, en passant par des projets familiaux. Tous les mois, je revois cette liste de projet et je fais un bilan dans la colonne « Commentaires ».

Projets

+ « Macro du Mercredi » = C’est une des idées méthodologiques dont je suis le plus fier. Certaines actions régulières, comme la revue hebdomadaire de mon tableau de bord, peuvent être vus comme des check-lists qu’on recopie d’une fois sur l’autre. J’emploie le terme « Macro » en référence au terme technique issu de l’informatique et du jeu vidéo, qui regroupe une série d’opérations encapsulées dans un seul bouton.

Macro du mercredi

Lorsque je commence ma revue hebdomadaire, je recopie les lignes « Modèle Macro du Mercredi » et je les convertis en « Macro du Mercredi ». J’effectue les différentes tâches et je les passes en « Terminé » au fur et à mesure.

modèle macro mercredi

+ « Macro Début du Mois » = Il est certaines actions méthodologiques plus lourdes que je préfère espacer dans le temps. La Macro du Début du Mois regroupe des tâches mensuelles diverses telles que faire le tour de mes Projets et Un jour peut-être, consulter mon compte en banque, consulter mes ventes de livre, faire une sauvegarde de mes données sur un disque dur externe…

Macro début du mois

+ Autres colonnes = Comme il est possible de rajouter autant de catégories qu’on le désire, le tableau de bord devient un outil très polyvalent. Ainsi, j’y ai intégré un compte épargne-temps pour mon boulot, mes missions de vie, les intitulés de mes prochaines news sur Outsider Daily. J’y ai jadis géré mon planning Pomodoro, et ainsi de suite.

Outsider daily

[Edit 19/08/15 : Prise de notes]

Un des ajouts majeurs à mon tableau excel, ces derniers mois, fut la prise de notes pour mes prochains projets de livres. Au départ, quand j’avais une idée pour un livre en préparation, je la notais en « Un jour peut-être ». Quand j’atteignais une masse critique (supposons une vingtaine de lignes), je reportais ça dans un fichier traitement de texte : c’est ainsi que j’ai procédé pour la première édition d’Inflorenza. J’y ajoutais mes idées au kilomètre, et j’ai fait un grand tri à un moment, collant dans mon livre en cours tout ce qui était des idées à simplement reformuler et intégrer au texte, et rebasculant dans mon fichier GTD ce qui était des tâches à faire : recherches, brainstorming, rédactions complexes…

Aujourd’hui, quand mes notes sur un livre en cours atteignent une masse critique, je continue à les noter dans mon fichier GTD, mais pas dans la catégorie « Un jour peut-être », mais dans une catégorie correspondant au nom du livre en cours. Quand il s’agit de s’atteler à la rédaction du livre, je repasse en revue mes notes. La colonne « Projet » est censée correspondre à un chapitre du livre, je les revérifie, et modifie mes titres de chapitre si besoin. Ensuite, je n’ai plus qu’à trier par Projet / titre de chapitre, et à reventiler sur traitement de texte toutes les entrées avec le contexte « Word », et à basculer dans la catégorie « Action » toutes les entrées dont le contexte est différent de « Word » : « Brainstorming », « Chambre Noire », « Ordinateur », « Internet », etc…

Je procède ainsi pour la prise de notes sur une demi-douzaine de livres en cours, et j’ai déjà mis en œuvre la transposition en traitement de texte pour le jeu Empreintes et Horlas, ce qui m’a permis de rédiger le premier jet d’un jeu de 50 pages en trois jours.

 

La GTD est un outil puissant mais son entretien est chronophage puisqu’il consiste à noter tout ce qui nous passe par la tête. En gérant la GTD sur un tableur, j’ai trouvé ma martingale personnelle pour continuer à pratiquer cette méthode exigeante sans y passer plus de temps que nécessaire. On pourra toujours critiquer les lourdeurs de la GTD. Je conviens le premier qu’il serait préférable de pouvoir travailler au jour le jour, une tâche après l’autre. Mais ce n’est possible qu’après avoir accompli le prodige d’être constamment dans le présent et d’avoir épuré son mode de vie au maximum.

En attendant, la GTD reste à mes yeux l’outil idéal pour déléguer sa mémoire à un système fiable et pouvoir ensuite créer, l’esprit vide.

22 réflexions au sujet de « Mon ultime martingale d’organisation personnelle »

  1. Salut Thomas! Je me suis laissé tenté, je vais essayer ton approche, ce qui m’a convaincu c’est qu’un fichier tableur c’est effectivement plus évolutif qu’un logiciel dépendant du système d’exploitation et du bon vouloir de ses développeurs. Je peux même le synchroniser sur d’autres machines assez facilement et je l’ai mis en favori dans mon navigateur, le fichier n’est donc qu’à un clic quand je fais mon tour du net.

    Je ne suis pas sûr de comprendre ce que tu entends par «assiette», saurais-tu m’expliquer cela ou me donner un lien vers quelque chose qui explique ça stp? Merci!

    • Salut Christoph !
      Heureux de voir que cette approche t’interpelle !
      Le terme assiette vient de la méthode « personal kanban » http://www.personalkanban.com/pk/personal-kanban-101/#sthash.sB3CuiaW.dpbs

      Le mieux c’est encore que je te résume la méthode :
      Tu divises les tâches de ta to do list en trois assiettes : assiette 1 (fait), assiette 2 (à faire), assiette 3 (à faire quand l’assiette 2 est vide).
      ça veut dire quoi ? ça veut dire que si tu mets sur ta to do list tout ce que tu dois faire et peux faire avec le matériel à ta disposition dans la semaine, tu as de fortes chances de te retrouver avec entre 20 et 50 items, voir plus. L’idée, c’est de prendre les, à la louche, 10 tâches les plus importantes et les mettre dans l’assiette 2, et tu mets toutes les autres dans l’assiette trois. Tu t’astreins à faire les tâches de l’assiette 2. Quand c’est fini, tu te félicites et que tu remets 10 tâches de l’assiette 3 vers l’assiette 2.

      je le combine avec la GTD de la sorte : assiette 1 = action « Terminé », assiette 2 = action « En cours », assiette 3 = En attente / déclencheur = « assiette vide ». Du coup, j’ai aussi une assiette 4 = En attente / autres déclencheurs et une assiette 5 = Un jour peut-être

  2. Ping : L’été de l’échec | Outsider

  3. Ping : Stratégies basse énergie | Outsider

  4. Bonjour,
    J’aimerais savoir si tu penses qu’il est plus facile, dans le complexe Microsoft windows office d’instrumentaliser Excel pour gtd qu’Outlook? Merci.

    • Outlook possède un gestionnaire de tâches intégré. Mais s’il est bien pour commencer, et comporte quelques fonctionnalités intéressantes (comme les alarmes), je le trouve très vite dépassé. En cause un nombre de clics rédhibitoires et une faible modularité. Testé, et abandonné.

      Excel est un logiciel complexe, certes, mais j’implémente la gtd en utilisant les plus simples de ses fonctions : le fait que je peux rajouter des lignes et des colonnes à l’infini, les fonctions de recopie de lignes ou de colonnes, et les filtres. C’est du B-A-B-A du tableur, c’est accessible à partir d’une demi-heure d’autoformation, et on obtient une appli maison ultra légère et modulable.

    • Non, je ne l’ai pas publié, parce que dans l’absolu, je ne peux pas t’en fournir avec des lignes pré-remplies. Seules les colonnes sont fixes, ensuite tu ajoutes tes entrées au km. Pour le type d’entrée (par exemple pour la colonne Catégorie : Action, En Attente, Un Jour Peut-être, Macro début du mois, Macro du Mercredi…), c’est à chacun de personnaliser. Dans cette colonne Catégorie, par exemple, j’y mets actuellement des bilans ponctuels sur mon usage d’internet, une liste des news quotidienne à mettre sur mes réseaux, une liste des objets que j’ai prêtés ou empruntés, ma liste de projets…

  5. Bonjour

    Avec ton systeme j’ai 4 jours et j’ai 14 participants ils jouent 2 par 2
    comment faire pour que les même joueurs se retrouvent ensemble le moins souvent possible

    Merci

    • Je dirais que si tu parles de jeu de role grandeur nature, le plus simple est d’interdire aux binomes de se reunir. Ils sont impliques dans le meme proces et n’ont pas le droit de se rencontrer. Ou l’un est le double d’antimatiere de l’autre (ou le couple bombe/detonateur de l’aute : s’ils se rencontrent, ils explosent. S’ils veulent communkquer’ ils doivent passer par un tirers ou par des messages.

      Si je n’ai pas compris ta question, merci de developper !

  6. Bonjour Thomas 🙂
    Merci beaucoup d’avoir pris le temps d’expliquer ta méthode… et chapeau pour ton référencement sur les moteurs de recherche ! J’étais partie dans l’idée d’une recherche longue et fastidieuse d’un logiciel d’organisation simple et intuitif, et je n’ai pas ouvert un seul lien que je suis tombée sur ton article qui est arrivée dans la première page de résultat de ma recherche 🙂
    Il était 23h et il m’a fallu moins de 5 min pour comprendre que ta méthode est exactement ce que je cherchais !
    J’ai créé mon tableau Excel tout à l’heure et j’ai déjà une 40aine d’entrée !
    La question que je me pose surtout c’est : « Dans Contexte (ou Type) et Projet, quels sont les mots-clés qui reviennent le plus souvent chez toi ? Et quelle distinction fais-tu entre les deux ?
    Merci 🙂

    • Merci beaucoup Gwladys ! J’avoue que le fonctionnement des moteurs de recherche m’est un peu opaque, peut-être as-tu eu de la chance, ou peut-être suis-tu déjà le blog sur d’autres aspects… Un coup d’oeil à mon fichier excel me permet de te dire que mes « contexte » favoris sont Ordinateur, Internet, Brainstorming (ça ça veut dire que je n’ai pas besoin de matériel, je dois juste réfléchir), Téléphone, Maison, Bureau (enfin maintenant, ma maison est mon bureau), Word, Excel, Gimp, En ville… En gros, ce sont soit des outils de travail, soit des lieux, certains des tiens seront les mêmes, certains seront très différents parce qu’on a forcément des activités différentes. Pour mes Projets les plus redondants, j’insiste aussi sur le fait que les projets sont encore plus différents d’une personne à une autre. Mes entrées Projet peuvent être Domestique, Entreprise, Administratif, Methodo, Loisirs, Minimalisme… Il y a aussi les noms de mes bouquins en cours, des salons & conventions auxquels je participe… Donc un « Contexte », c’est un outil ou un lieu, un « Projet »… c’est un Projet. Si tu es menuisier, tu peux avoir le Contexte « Marteau » pour deux « Projets » différents comme le projet Buffet et le projet Armoire… Et tu vas avoir des contextes différent pour le même projet, comme Marteau et Vernis pour le projet Armoire. Des fois, un contexte et un projet ont le même nom, mais ça ne désigne pas la même chose. Par exemple, le contexte « Voiture » signifie « il faut être dans ma voiture pour faire la tâche » et le projet « Voiture » rassemble tout ce qui est lié à l’entretien de la voiture.

  7. Bonjour Thomas,

    J’ai beaucoup apprécié la lecture de ton post. Je me suis retrouvé exactement dans tes colonnes, j’utilisais un classeur similaire chez mon ancien employeur (notamment car les outils en ligne étaient bloqués).
    Je me suis retrouvé dans les mêmes problématiques que toi, notamment avec les tâches récurrentes (et les macros début de mois et du mercredi).

    J’ai longtemps été un adepte de GTD et je continue à l’être malgré quelques réticences sur certains concepts (notamment la règle des 2 minutes que je trouve contreproductive à long terme).

    De mon côté, pour le stockage des éléments « un jour peut-être » et le brainstorming en général, j’utilise plutôt Evernote et Workflowy (un outil de hiérarchisation), qui me permettent de prendre en pagaille des notes, puis de les trier ensuite.

    Et sinon pour ma gestion de tâches, j’ai développé un outil web/mobile pour combler mes besoins particuliers.
    Quand j’ai commencé à devoir gérer mes tâches et de suivre celles des collaborateurs de mon équipe, je ne pouvais plus faire tous les croisements multidimensionnels que je souhaitais sur Excel. Et puis globalement je voulais quelque chose de plus esthétique et accessible partout.

    J’ai aussi pas mal systématisé le concept de revues de tâches. Car ce que je reprochais aussi beaucoup au tableur, c’était de me mettre devant les yeux constamment toutes les tâches d’un coup (malgré les filtres) et de rendre complexe la phase d’exécution.
    Et bien sûr j’ai intégré une vue Kanban pour gérer les assiettes souplement.

    Bref je serais intéressé d’avoir ton avis sur mon logiciel. (c’est sur http://www.mouztache.com , c’est gratuit)

    En tout cas, très bon article, très instructif.

    Gael Peron

    • Bonjour Gael,
      A. Moi-même, je suis assez libéral dans mon application de la règle des 2 minutes. En fonction de mon humeur et de mon focus, la durée maximum d’une tâche pour que je l’applique à l’instant peut être de 20 secondes ou 5 minutes (mais c’est aussi ce qui est préconisé dans le livre). De toute façon, je crois qu’on custome tous notre GTD et il me semble que c’est aussi dans la philosophie du livre
      B. Fut un temps, je prenais mes notes dans des fichiers word ou excel à part, mais en centralisant, j’ai trouvé que ma vie était plus simple. Un seul fichier où je tape au km ce qui me passe par la tête. Et les filtres me permettent aussi de trier mes notes. Je viens d’éditer l’article (descendre en bas de l’article, en gras) pour développer cette idée.
      C. Je suis très content de voir que tu as su adapter la GTD à tes besoins et trouver ou concevoir les outils qui répondent le mieux à tes besoins. Je suis allé voir Mouztâche, et c’est un outil très pertinent, je le recommanderai, et je suis heureux qu’il apparaisse dans ces commentaires. Si je devais passer à un fonctionnement nomade, je me tournerais certainement vers cet outil, couplé, comme tu le fais à un Evernote/Workflowy pour la prise de notes et les « Un jour peut-être » (n’ayant pas trouvé pour l’instant de solutions de tableurs en ligne qui me satisfasse). J’apprécie que tu y aies intégré une hiérarchie des priorités et un personal kanban, les deux choses qui à mes yeux se couplent mieux au GTD.
      D. Pour ma part, je ne hiérarchise plus les priorités (je l’ai jadis fait, avec mon tableur excel GTD) car le Personal Kanban me suffit : il ne me reste en Action plus que des taches prioritaires, et une liste suffisamment courte pour que je sois capable de trier vite fait à l’oeil nu la véritable priorité de chaque élément. pour la gestion d’équipes, je ne saurais te dire, je ne suis pas concerné par ce type d’enjeu.

      • Bonjour Thomas et merci pour cette réponse détaillée.

        Je pense aussi que chacun doit s’inspirer de GTD et des autres méthodes et fonder sa propre méthodologie.

        La centralisation au sein d’un ou deux outils est à mon avis indispensable aussi. Car plus on a d’outils plus on perd de temps à naviguer de l’un à l’autre.

        Une des chose qui me semble aussi absolument indispensable, quelle que soit notre activité, est la mise en place d’habitudes et de routines (Comme préconisé dans la Méthode Seinfeld). Je pense que sans habitudes, on peut difficilement aboutir à des résultats dans des projets comme la rédaction d’un livre par exemple.
        Je ne l’ai pas intégré pour l’instant la question des routines sur Mouztache mais je compte le faire. Pour l’instant j’utilise un logiciel sur Android qui s’appelle Habitbull (pour gérer les chaînes d’actions).
        Une autre société fait aussi un logiciel assez efficace pour la mise en place de routines (The Fabulous.co). Il doit y avoir des équivalents sur Iphone/Ipad.

        Tu dis que tu n’utilises pas de priorités, mais je pense que c’est lié essentiellement à ton type d’activité.
        Il arrive souvent dans un travail qui comporte une partie run/production, qu’une urgence nous tombe dessus et devienne la priorité absolue pendant un intervalle de temps (reléguant en arrière plan toutes les autres tâches).
        Finalement la possibilité de mettre des priorités dans Mouztâche est une des fonctionnalités les plus utilisées quand je demande à mes utilisateurs comment ils se servent de l’outil.
        Pouvoir identifier clairement 3 priorités les aide à se mettre au boulot sur les tâches en question. L’important étant comme tu dis, d’avoir sous les yeux des listes toujours très courtes et à mon avis une seule.

  8. Longtemps à la recherche du « logiciel parfait », je vais essayer cette méthode. Merci pour l’article, merci pour tes articles sur la créativité. Bon vent pour tous tes projets.

  9. Ping : Objectif zéro | Outsider

  10. Ping : Méthodes d’hier et d’aujourd’hui | Outsider

  11. Ping : Comment éviter de toujours décaler ses anciens projets | Outsider

  12. Ping : Une question de priorités | Outsider

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *